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4 critérios para qualidade do software #DepartamentoAsQuintas

qualidadeDepartamento jurídico, quatro horas da tarde.

O dia corre como nunca, diretor estressado, reuniões a mil, advogados e assistentes quase loucos com tanto trabalho… E o sistema para. Simplesmente, para.

Liga pra TI. Liga pro suporte. Nada.

Depois de muitas ligações, esperas e desespero geral, vem a notícia: O sistema do jurídico entrou em conflito com o outro ERP da empresa, então tivemos que parar o jurídico, senão parava toda a empresa.

Situação tragicômica, se não pudesse acontecer em inúmeras empresas pelo país.

Contrata-se software como se contrata serviço de água, basta olhar se tem água e está bom.

Sempre afirmo e repito: A solução está na gestão. Sistemas e computadores somente fazem o que a inteligência humana diz para ser feito.

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O que significa implantar um software?

Para muitos, implantar um software significa dor de cabeça. Para outros uma experiência traumática. Para outros, ainda, parece algo sem fim, que nunca termina.

Há muitos anos lido com softwares jurídicos e suas implantações, treinamentos e necessidades e realmente pode até parecer simples, mas não é simples implantar um software.

Há necessidade de planejamento. Treinamentos. Quebra de cultura da equipe. Criação de manuais. Definição de necessidades e pessoas focadas nestas necessidades. Tempo para que tudo isto se solidifique internamente.

Isto tudo sem contar com as exceções e contratempos, que podem acontecer. E acontecem.

Claro, não é uma tarefa impossível. É uma tarefa que precisa ser planejada e cuidada com carinho para ser o menos traumática possível.

Uma interessante abordagem foi trazida pelo colega de LinkedIn Gilberto Seródio Silva, num debate nosso em um grupo sobre processo eletrônico, onde ele dividiu um site que tem 12 principais erros no momento de implantação do software. Divido para deleite de vocês:

 

01 – Falha na designação do Gestor do Projeto: Muitos gestores de Projetos são alocados pela disponibilidade e não pela habilidade e competência exigidas pelo projeto. Também há falhas nos programas de capacitação dos profissionais.

Busque Gestores com Competências alinhadas às necessidades reais dos projetos e invista em capacitação.

02 – Falha na alocação da equipe: Muitos projetos também são prejudicados pela falta de definição de papeis e responsabilidades; falha na geração do senso de urgência; falha na definição do sucesso do trabalho; etc. Esse ponto está muito relacionado à estratégia e comunicação.

Busque a comunicação efetiva, clara, objetiva ao efetuar a designação de papéis e responsabilidades.

03 – Falha no no suporte executive:  Muitos projetos são deixados ao relento pelos executivos, ao passo que eles deveriam comprar a idéia do projeto. Essa falha é uma via de 2 mãos.

Busque patrocínio efetivo na hierarquia e/ou de profissionais com influência na organização.

04 – Muitos projetos sendo conduzidos ao mesmo tempo: A estratégia de condução de muitos projetos ao mesmo tempo é contraproducente e faz com que a produtividade (e qualidade) caia. Até o exemplo do motorista fazendo múltiplas coisas ao dirigir cabe aqui.

Busque a redução dos projetos concorrentes de 25% a 50%. A qualidade e a produtividade será melhorada.

05 – Comunicação (regular) ineficiente: Muitos especialistas consideram a comunicação como o principal fator de auxílio no sucesso. De fato, tente levantar as necessidades com uma comunicação falha.

Busque a comunicação constante sobre a evolução, necessidades e situações do projeto em geral.

06 – Falha na gestão de Escopo: O escopo precisa ser específico; a frequência na alteração de escopo irá prejudicar como uma bola de neve.

Busque auxilio em Analistas de Negócio ao definir o escopo. Busque uma maneira de acompanhar constantemente e trate as mudanças como um mini-projeto a ser conduzido em momento oportuno. Foco!

07 – Estimativa agressiva e/ou otimista: Muita pressão e a política da “boa vizinhança” conduzem a estimativas pobres.

Avalie bem para que as estimativas sejam as mais realistas possíveis.

08 – Falta de Flexibilidade: Foco excessivo no plano efetuado sem o olhar para novas informações e/ou novas sugestões.

Busque a reavaliação de seu projetos frente às novas sugestões e informações que estejam disponíveis. Aliás, esse processo de reavaliação do projeto precisa ser planejado e conduzido e todos os projetos.

09 – Falta de um Sistema de Acompanhamento de Mudanças: Projetos avaliados sem uma boa consideração das alterações efetuadas.

Busque a criação de um processo claro a ser seguido para registro e acompanhamento de mudanças.

10 – Microgestão: Muitos gestores gostam de acompanhar o projeto nos mínimos detalhes. Aqui cabe bem o exemplo: Um foco excessivo no rato, enquanto o elefante passando pela lateral não é visto.

Não seja uma babá para a equipe do projeto. Encoraje, mantenha a informação e tenha foco no que realmente importa.

11 – Crença de que software pode resolver tudo: Muitas ferramentas são utilizadas apenas como um checklist e muitos problemas são colocados sob o software em utilização, perdendo-se o foco nos processos e no projeto em si.

Busque a ferramenta que melhor se encaixe a sua organização e efetue treinamento na mesma.

12 – Falha na Definição de Métricas de Sucesso (e ou fracasso): É de fundamental importância deixar claro, logo de início, o que será considerado ao avaliar o sucesso do projeto. Conheça as expectativas de cada stakeholder (lembrou-se da comunicação aqui?)

Fonte: http://athem.net.br/blog/2012/09/as-12-principais-falhas-na-conducao-de-projetos/

 

Você se identificou com alguns dos itens? Todos? Cuidado…

Lembre-se que você investiu muito dinheiro no software, mas nem se compara ao dinheiro que pode perder se deixar esta implantação perdurar sem rumo, sem equipe e sem foco.

 

Artigo escrito por Gustavo Rocha – Sócio da Consultoria GestaoAdvBr

www.gestao.adv.br  |  gustavo@gestao.adv.br

Software ou serviço?

Muitos, quando pensam em adquirir um software, pensam em comprar algo e depois de comprado nunca mais ver a cara do fabricante. Este conceito, de compra de software de prateleira, com os anos vem mudando.

Hoje, temos um conceito bem mais amplo, chamado SAAS, quer dizer, Software as a Service, Software como serviço, em bom português.

Como assim?

Transcrevo um conceito simples da Wikipédia para aprofundar posteriormente a análise:

Software como serviço, do inglês Software as a service, é uma forma de distribuição e comercialização de software. No modelo SaaS o fornecedor do software se responsabiliza por toda a estrutura necessária para a disponibilização do sistema (servidores, conectividade, cuidados com segurança da informação) e o cliente utiliza o software via internet, pagando um valor recorrente pelo uso.

Não é necessariamente a tecnologia utilizada que determina o modelo. O software utilizado pode ser 100% web (utilizado via browser) ou pode ter alguma instalação local (como anti-vírus ou sistemas de backup). A característica principal é a não aquisição das licenças (mas sim pagar pelo uso como um “serviço”) e a responsabilidade do fornecedor pela disponibilização do sistema em produção. (Fonte: http://pt.wikipedia.org/wiki/Software_como_servi%C3%A7o)

No universo jurídico já temos esta realidade instalada em softwares simples e complexos. Não apenas softwares de controle de processos, mas softwares que podem fazer a gestão do escritório como um todo.

Comprar um software e somente procurar o fabricante do mesmo para atualizações ou quando dá problema é uma economia que não compensa.

Muitos pensam que pagar mil reais e ter o software para si compensa mais que assinar mensalmente por cem reais. O raciocinio é que em 10 meses o software como serviço já se equivale ao comprado e depois o de serviço fica mais caro.

Será mesmo?

Softwares como serviço já possuem nas suas licenças de uso as atualizações de versão, suporte, backup, entre outros benefícios, dependendo do tamanho e do serviço a ser oferecido. Os softwares comprados apenas, tudo fica a seu encargo.

Então, qual a grande vantagem de um software como serviço?

Tem várias, mas cito apenas uma que julgo principal: FOCO.

Como assim?

Quando você adquire um software como serviço, sua preocupação será com treinamento para usar o software e depois a gestão que ele deve ter dentro do seu escritório, ou seja, você está preocupado com o seu negócio e não com tecnologia.

Já quem adquire um software apenas, acaba sendo advogado, técnico de informática, entre outros.

A grande vantagem é deixar quem entende de software fazer o melhor que pode e deixar você cuidar do seu melhor que é advogar.

Cada um com seu foco, cada um com sua necessidade e todos ganham com isto, pois cada um faz o seu melhor!

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Artigo escrito por Gustavo Rocha – Diretor da Consultoria GestaoAdvBr
www.gestao.adv.brgustavo@gestao.adv.br