O essencial para gestão em um escritório jurídico

objetivoA gestão é um instrumento imprescindível para o trabalho do advogado.

Em tempos em que gerir o próprio tempo, comunicar-se com clientes, saber na ponta do lápis como andam a economia e financeiro do escritório, além do financeiro dos clientes é o dia a dia da advocacia, a gestão tornou-se uma ferramenta mais do que útil – essencial – para que o advogado se mantenha conectado a realidade do cliente e do seu próprio negócio.

Existem várias razões de gestão pelas quais os profissionais podem se orientar, sendo que neste escopo iremos abordar três pontos basilares:

  1. Marketing Jurídico
  2. Tecnologia e o Processo Eletrônico
  3. Relatórios versus Gestão da Informação

Marketing Jurídico

Marketing jurídico é um dos temas ligados a gestão que não pode ficar de fora em nenhum momento do planejamento estratégico do negócio jurídico.

Tudo inicia por elencar produtos pensando no público alvo definido. Se não houver o que oferecer, não há o porque de ser contratado, não é mesmo?

Além desta realidade, não podemos confundir marketing com propaganda.

Marketing é estruturado, planejado, organizado. Propaganda é simplesmente sair anunciando em todas as mídias que o advogado é o bom, é o sabichão, é quem sabe fazer tudo de tudo.

Ninguém irá contrata-lo se o único a falar bem de você mesmo for você mesmo.

Para iniciar um plano de marketing, comece pensando nas suas áreas de atuação, defina em seguida quais os tipos de ações e quem são as pessoas que podem se interessar por elas (possíveis clientes, antigos clientes e até mesmo escritórios parceiros) e estabeleça um plano de entrar em contato com eles.

Ao mesmo tempo, tenha um site, um blog, uma fanpage no Facebook (do escritório) e um perfil pessoal seu no LinkedIn.

Mantendo estas mídias atualizadas naquilo que são os produtos do seu escritório, visando o foco no cliente, já temos uma estratégia de marketing jurídico em andamento.

Tecnologia e o Processo Eletrônico

Aprenda: Tecnologia somente é necessária quando for útil.

Hoje, mais do que nunca, necessitamos de tecnologia para ter tempo e foco em marketing, resultados e principalmente no cliente.

E qual a tecnologia que realmente é necessária?

Toda aquela que pode fazer a diferença na produtividade e economia de tempo.

E como saber disto?

Primeiro, tenha em mente que ter um software de gestão no seu escritório é essencial. Não um software de controle de processos, mas sim um software que permita gerenciar o escritório, os processos, financeiro do processo e do escritório, que possa receber as notas de expediente dentro do sistema, que permita lançamento dos andamentos para acompanhar o processo de maneira rápida e prática e permita mais do que tudo isto: Ter como extrair todas estas informações com poucos cliques.

Os softwares de gestão ainda faz mais: Atualiza fases do processo conforme os andamentos, lança os prazos a partir de um único lançamento (quer dizer, digo que tal nota de expediente trata-se de uma sentença cível improcedente, o sistema já calcula e agenda para o responsável os prazos de embargos e apelação, inclusive acertando sábados, domingos, feriados, bem como colocando alertas de prazo interno), entre outras atividades.

Parece futurista?

Não é. Uma realidade que já existe e inclusive tem preços muito atrativos perto de outras tecnologias que fazem bem menos e custam quase a mesma coisa.

Em termos de tecnologia, não devemos nos satisfazer com pouco. Devemos procurar o que é realmente adequado e útil ao nosso negócio.

E sobre o processo eletrônico?

O processo virtual veio para ficar. Ainda falta padronização, até mesmo uma gestão de implantação, mas não temos mais como deixar de analisar o processo eletrônico como uma realidade dentro do negócio jurídico.

E como nos preparar para esta realidade tão iminente?

Observando os fluxos internos que hoje estão estabelecidos. Este é o primeiro passo.

Nos fluxos existentes há normalmente uma identidade forte com o papel, quer dizer, de um lado para o outro, se controla aonde o papel vai e normalmente se controla isto com tabelas do Excel ou ainda com alguns tramites de mais papel.

Você já pensou em abandonar o papel e controlar tudo pelo seu sistema de gestão?

Podemos controlar todo o fluxo interno através de workflow, quer dizer, através controles de aprovação que gerenciam tempo, quem pode dar sequencia, quem deve receber alertas no caso de não houver andamentos, e assim por diante.

Ou seja, sem perda de papéis, pastas que somem, prazos perdidos porque foram os papéis misturados e outras realidades que quem trabalha com papel sabe que enfrenta.

Outro problema que a maioria dos escritórios possui é o e-mail. O e-mail é tido como uma ferramenta útil, quando na verdade ele não deixa históricos, não permite se encontrar facilmente o que foi enviado e não é centralizado, quer dizer, tudo fica na máquina ou no usuário daquele que o enviou ou respondeu.

E como mudar de e-mail para outra realidade?

Novamente a resposta é o seu sistema de gestão. Pense assim:

Uma requisição enviada para outra pessoa que por ser eletrônica dentro de um sistema de gestão, permite total gerenciamento e controle sobre ela, sendo que é totalmente personalizável em cada escritório, podendo emitir relatórios completos de quanto tempo cada um ficou com a tarefa, em quanto tempo ela foi respondida e por aí vai.

Um controle completo de todas as tarefas de cada um dos seus colaboradores a poucos cliques e sem precisar enviar e-mails. Uma realidade tecnológica que você precisa usar.

O processo eletrônico não é apenas peticionar virtualmente. Trata-se de uma visão completamente diferente do seu escritório em como tratar os fluxos internos, documentos, prazos e tecnologia.

Não compre um escaner e pense estar preparado. Preparar-se ao processo eletrônico é opor gestão e tecnologia a suas tarefas e fluxos internos antes de qualquer outra coisa!

Relatórios versus Gestão da Informação

Uma premissa básica da gestão com tecnologia é como a gestão que foi implementada no escritório está sendo controlada e gerida.

Esta realidade parece estar resolvida com a emissão de relatórios, sejam eles de processos, prazos, audiências ou controles de andamentos.

Ledo engano.

Relatórios são uma parte indissociável da gestão, todavia, eles sozinhos não conseguem fornecer todas as informações necessárias para a tomada de decisão.

Para uma tomada de decisão correta são imprescindíveis além os relatórios a gestão da informação lançada, através dos indicadores.

Não apenas os indicadores que estratificam os resultados numéricos ou de tipos pré-estabelecidos. São necessários indicadores em todos os pontos que o negócio jurídico necessita conforme seus clientes, conforme seu público alvo (lembra do marketing jurídico?).

E como faze-los?

Mais uma vez pensando na gestão dos fluxos de cada tarefa do seu negócio, lançando no sistema de gestão de maneira correta (dentro de tabelas que permitam depois extrair estas informações) e criando, dizendo ao sistema quais destas tabelas são necessárias para que você possa tomar a decisão.

Lembre-se: Para gerir informação, o dado deve ser lançado atualizado dentro do local estabelecido e deverá ser estruturado o sistema de forma a que ele possa dar a informação necessária.

Sem a gestão de todo o negócio (fluxos, prazos, pessoas) nenhuma informação poderá ser gerada, pois não se sabe para onde estamos querendo ir (como já afirmou Sêneca: Se não sabemos para onde estamos indo, nenhum vento poderá nos ser favorável).

Enfim,

O essencial de gestão para um escritório jurídico passa amplamente pela tecnologia, pelo marketing jurídico e pela visão de que somente através de dados lançados corretamente, alinhados ao marketing e foco no cliente que realmente teremos uma tecnologia útil e preparada ao futuro já presente do processo eletrônico.

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Artigo escrito por Gustavo Rocha
Sócio da GestãoAdvBr – Consultoria em Gestão e Tecnologia Estratégicas
Sócio da Bruke Investimentos
[+55] [51] 8163.3333 | http://www.gestao.adv.br | http://www.bruke.com.br
Contato integrado: gustavo@gestao.adv.br [Email, Skype, Gtalk, Twitter, LinkedIn, Facebook, Instagram, Youtube]

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