[Departamento as quintas] Reuniões: dicas de produtividade

Talvez uma das maiores dificuldades em qualquer empresa seja o número de reuniões. Muitos CEO chegam a afirmar que passam mais tempo em reuniões do que trabalhando efetivamente.

Seriam as reuniões o grande problema da advocacia corporativa?

Talvez, se não forem bem conduzidas. A revista Exame dá dicas práticas para a chamada reunião perfeita:

A reunião perfeita…

… tem objetivo definido. se todo mundo que participa já chega sabendo o objetivo da reunião, será mais fácil sair da sala com um resultado.

… tem até seis pessoas. Todas indispensáveis. quanto menor o grupo, melhor. “o ideal é reunir só os líderes, as pessoas que podem participar da decisão”, diz ana lúcia serra. joyce baena completa: “seis participantes é o máximo para que a reunião seja eficiente”.

… acontece em uma sala fechada. lugares descontraídos podem ser ótimos para os processos criativos, mas, na hora de tomar decisões, é importante que todo mundo esteja bem focado.

… é marcada para segunda-feira. “a proximidade com o fim de semana deixa as pessoas com a cabeça em outras coisas”, diz joyce baena. começar a semana com reunião permite dar andamento às decisões tomadas naquela semana.

… dura das 10h30 às 11h30. Reunião eficiente tem hora para começar e acabar — e precisa ser respeitada. “O atraso pode ser de, no máximo, cinco minutos”, diz Beatriz Fernandes. A maioria das pessoas se concentra mais de manhã.

… tem pauta predefinida, com tempo estipulado para cada item. Para não estourar o tempo, controle item por item. “As pautas das minhas reuniões ficam sempre online para que todos possam ter acesso”, diz Beatriz Fernandes. Empresas como Google usam um imenso relógio projetado na parede, mostrando o tempo de cada item da pauta.

… não tem celular nem computador. A capacidade de concentração diminui quando você tem outra opção para se distrair. A empresa americana Adaptive Path faz o que chama de “reuniões de topless”: todos deixam celulares na porta da sala e os pegam na saída.
Fonte: http://exame.abril.com.br/carreira/noticias/gestao-do-tempo-reuniao-sem-drama?page=1 

As ideias são muito boas para serem colocadas em prática hoje. Verifique a sua agenda agora e veja qual a sua próxima reunião. Aplique estas dicas imediatamente e sinta os resultados práticos que elas podem proporcionar.

Outra dica importante é o nome que será dado. Reunião tem que ser somente quando for com as pessoas que realmente vão decidir algo. Se for algo informativo, não chame de reunião, chame de apresentação. Veja a dica original:

Um dos motivos para o ódio generalizado às reuniões pode ser o fato de não estarmos usando termos mais precisos para nos referir a outros momentos em que também precisamos convocar o time. Por exemplo, se uma área da companhia precisa apresentar o que faz a outras áreas, então esse encontro não é uma reunião, mas uma apresentação.

“A dinâmica é completamente diferente. Numa apresentação, só um grupo expõe e os momentos de interação, com perguntas e comentários, não passamde 10% do tempo total do encontro”, diz Joyce Baena, sócia-diretora da empresa La Gracia, especializada em apresentações corporativas.

Saber a diferença entre uma e outra coisa é fundamental, pois permite convocar as pessoas certas. Numa reunião só devem participar quem pode decidir. Já para as apresentações, em que nem todo mundo vai falar, tudo bem envolver um grupo maior. Fonte: http://exame.abril.com.br/carreira/noticias/gestao-do-tempo-reuniao-sem-drama?page=3

 

Enfim,

Com tantas dicas e sugestões, só resta dizer: Mãos a obra!

Divida conosco suas experiências após estas mudanças!

______________________________________________

Artigo escrito por Gustavo Rocha – Sócio da Consultoria GestaoAdvBr

www.gestao.adv.br  |  gustavo@gestao.adv.br

Anúncios

Marcado:, , ,

Deixe um comentário

Faça o login usando um destes métodos para comentar:

Logotipo do WordPress.com

Você está comentando utilizando sua conta WordPress.com. Sair / Alterar )

Imagem do Twitter

Você está comentando utilizando sua conta Twitter. Sair / Alterar )

Foto do Facebook

Você está comentando utilizando sua conta Facebook. Sair / Alterar )

Foto do Google+

Você está comentando utilizando sua conta Google+. Sair / Alterar )

Conectando a %s