Departamentos e escritórios jurídicos: Interseções e divergências

Amigos,

Segue artigo escrito por mim e a Dra. Sabrina Pezzi publicado no Fórum de Departamentos Jurídicos.

O que os departamentos jurídicos mais sentem necessidade de que seja explorado ou/ implantado nas relações com os escritórios de advocacia, buscando a excelência no atendimento e na prestação de serviços?

A indagação é por demais pertinente e merece ser abordada de duas formas: Do ângulo que vê o departamento e do ângulo que vê o escritório.

Como assim? Você leitor pode se questionar. Como transito em ambos os lados como consultor, percebo nitidamente que os escritórios ainda não vêem os departamentos jurídicos como partes das empresas que trabalham e alguns departamentos precisam ver os escritórios como partícipes da mudança da visão que o departamento quer ter na empresa e não apenas como um terceirizado.

Como departamento, devemos compreender que estamos lidando com uma empresa como um todo, ou seja, o departamento jurídico é parte desta empresa e não o resultado final dela. Dito esta premissa, entendemos com clareza que o que interessa a um departamento jurídico é o resultado e não o jurídico em si. Ora, de que importa a tese que está sendo debatida no STF senão para o advogado, juiz, promotor e quiçá uma conversa entre estas pessoas num bar? O que realmente importa é o impacto que esta tese trará dentro da economia de mercado em que a empresa atua e mais, dentro dos processos que a empresa tem ou terá.

Por isto, um dos aspectos importantes e cruciais para departamentos jurídicos é a contigência e o prognóstico das ações judiciais. Saber o que cada pedido separadamente teve de resultado, o seu impacto real financeiro e principalmente em como isso afetará o orçamento do departamento faz toda a diferença numa reunião com a diretoria. Os departamentos trabalham com orçamentos anuais definidos, com metas e objetivos mensais claros, quer dizer, prognósticos e contigências aleatórios ou sem foco real são mais do que números errados, são um problema sério a ser resolvido.

Em um case recente, em que eu e a Dra. Sabrina Pezzi resolvemos relatar neste artigo, percebemos claramente esta realidade entre o departamento que a Dra. Sabrina gerencia e os terceirizados que compõe a sua equipe. A falta de foco de alguns terceirizados e principalmente o total desconhecimento da importância e necessidade de prognósticos e contingências reais, fizeram meses e mais meses de trabalho e retrabalho, ocasionando desgastes desnecessários com a direção e principalmente entre o próprio departamento e os escritórios envolvidos.

As soluções encontradas passam por peritos contábeis (questões técnicas), por objetivos claros e definidos do que queremos em termos de resultado (que tipo de informação de saída queremos nos relatórios a serem apresentados a direção) e claro, tecnologia. No case citado, estamos migrando de um software para outro, buscando automatizar os processos que são repetitivos e burocráticos, possibilitando que os funcionários do departamento possam focar em pensar melhor em seu real foco: Trazer resultado a empresa.

Os escritórios, por sua vez, precisam perceber que a realidade que eles atuam com clientes pessoa física é totalmente diferente do cliente pessoa jurídica. O cliente pessoa física já é o cliente final do escritório. O cliente pessoa jurídica é o departamento jurídico que é apenas uma parte da empresa, que ele – escritório – diz que atende na sua plenitude. Ou seja, ou o escritório se torna parceiro do departamento jurídico em prol do resultado da empresa que é o seu cliente, ou fica debatendo, brigando, esperneando com o departamento, numa eterna celeuma, sem compreender o porque deste debate. Aliás, totalmente desnecessário.

Por vezes acompanhei escritórios que tratavam os relatórios a serem encaminhados aos departamentos como mero relatório para cumprir tabela. Sabe aquele jogo sem importância, que tanto faz se vão os reservas ou qualquer um, apenas para cumprir tabela? Pois é… Se o seu escritório pensa assim, cuidado. Relatórios ou preenchimento de informações no software da empresa não são apenas cláusulas contratuais. São informações. E estas informações é que serão levadas a diretoria.

Já recebi reclamações de escritórios terceirzados que diziam: Mas, eu ganho 90% dos processos, eu reduzo contingências, eu faço o impossível pela empresa e esta somente reclama. A pergunta é: Será que fazendo tudo isto que diz que faz, ele informa da forma correta que faz mesmo?

Não adianta ter um excelente resultado se não divulgar este resultado corretamente, através de relatórios, sistemas, planilhas, enfim, o meio que a empresa usa para se comunicar com o escritório. Esta realidade, no case citado, era cristalina. Faltava esta comunicação. Isto, é um erro fatal aos escritórios.

Ao analisar um prognóstico, o escritório está impactando diretamente na vida da empresa. Não se trata apenas de um número, trata-se de um resultado, que fará parte de reuniões entre o departamento jurídico, financeiro e direção, objetivando reserva de valores no orçamento da empresa. Então, se um escritório diz que precisamos reservar um milhão de reais e no final do ano realmente gastamos apenas duzentos mil, porque deixei parado, deixei de investir, deixei de melhorar a minha empresa nos oitocentos mil restantes?

Esta é a visão do empresário. Esta é a visão da empresa. Esta deve ser a visão do escritório também.

Assim, respondendo ao questionamento sem esgotar o assunto, apenas a título de colaboração, dois pontos são fundamentais: Comunicação e visão de mercado.

Visão de mercado para que o escritório se organize de forma a atender corretamente as necessidades do departamento jurídico e comunicação para que ambas as partes falem a mesma linguagem e estejam conectadas ao objetivo comum: Fazer o melhor para a empresa que é o seu cliente, seja ele externo no caso do terceirizado, seja interno, no caso do departamento jurídico.

 

Artigo escrito por Gustavo Rocha, da Consultoria GestaoAdvBr, gestão e tecnologia estratégicas para escritórios e departamentos jurídicos e Sabrina Pezzi, gerente do departamento jurídico da UNIMED Porto Alegre.

 

 

 

 

 

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