Certificação ISO e você

Hoje a noite em Pelotas/RS irei ministrar uma palestra sobre os benefícios da gestão que o ISO pode proporcionar ao seu negócio. Aproveitei a ideia da palestra para comentar com vocês alguns tópicos, visando refletir sobre a gestão da ISO.

Dois aspectos são fundamentais para a gestão numa certificação ISO: o PDCA e as Reuniões de Análise Crítica.

Vamos ver os porquês disto:

PDCA

PDCA é uma sigla em inglês: Plan, Do, Check e Act, em bom português: Planejar, Fazer, Monitorar/Verificar e Agir.

Se diz que vamos rodar o PDCA como forma de explicar o mesmo. Como assim?

Bem, o PDCA é uma regra que deve ser constantemente aplicada e não apenas feito uma vez e esquecida.

Inicia-se um projeto qualquer dentro do negócio com planejamento. Após planejar vamos para execução deste planejamento. Depois, verificamos se tudo está ocorrendo perfeitamente e os erros do planejamento. Após, vamos agir, corrigindo os erros e voltando a planejar, ou seja, rodando o PDCA novamente.

Um exemplo prático: Vamos mudar a forma de controle de prazos do escritório, ao invés de usarmos o outlook (agenda) vamos começar a usar a agenda do sistema.

Parece simples, mas sem planejamento, só se perde prazo.

Inicia-se planejando como será esta migração de agenda, por quanto tempo teremos controles duplos para segurança, etc. Depois, começamos os lançamentos na agenda do sistema, começamos a verifica-la, etc. Ao mesmo tempo, criamos mecanismos de controle, para verificarmos se todos estão usando a agenda, se estão lançando corretamente, por aí vai. Somente após a verificação podemos perceber que precisariamos de alguma especificação maior, algum controle que não foi previsto, etc. Daí, partimos para análise novamente, vamos planejar e tomar as medidas corretivas. Depois de tudo parecer correto, voltamos ao planejamento efetivo, afinal, não podemos achar que tudo ficará bem para sempre, temos que sair da nossa zona de conforto!

Reuniões de Análise Crítica

As famosas RAC – reuniões de análise crítica – tem uma finalidade muito interessante e útil: Analisar todo o planejamento junto com a direção do negócio para que possamos realinhar os projetos e/ou adequa-los.

São reuniões objetivas, com uma pauta bem definida, visando o máximo de resultado e mínimo de tempo para tanto, como toda reunião deveria ser.

Nestas reuniões, os líderes e/ou facilitadores apontam seus projetos, demonstram como o andamento está e a direção pode mudar/criticar/avaliar o próprio negócio, através dos projetos.

Na prática, os projetos num escritório jurídico podem ser em relação aos prazos (objetivando cumprimento antecipado, melhora de qualidade técnica, etc), em relação ao próprio negócio (organização espaço físico, rotinas mais fáceis, etc), do cliente (satisfação, atendimento, valoração, etc) ou ainda de novos mercados (novas áreas de atuação, prospects de clientes, etc).

Depois de um planejamento estratégico, as reuniões de análise crítica são como mini planejamentos em consoante a realidade e os fatos que se sucederam.

Enfim,

Tanto o PDCA e as reuniões de análise crítica, em fato toda a gestão que a ISO proporciona, nos levam a concluir que observando a gestão, planejamento, execução, monitoramento e correção, estamos no caminho certo.

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Artigo escrito por Gustavo Rocha – Diretor da Consultoria GestaoAdvBr
http://www.gestao.adv.br | blog.gestao.adv.br | gustavo@gestao.adv.br

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